Conditions générales du salon

 

Préambule 

Les présentes conditions générales ont pour objet de régler les relations entre l’Union Patronale du Var, ci-après désignée « l'ORGANISATEUR », et le professionnel en tant qu’EXPOSANT, ci-après désigné « l'EXPOSANT », à l’occasion du salon professionnel Var.up. Le salon Var.up a pour objet de mettre à disposition des entrepreneurs ou futurs entrepreneurs tous les interlocuteurs nécessaires à la création, au développement et à la transmission de l’entreprise. 

 

Article 1  Dispositions générales 

1.1 Maîtrise de l’organisation du Salon Var.up - L’ORGANISATEUR détermine le lieu, la durée, les heures d’ouverture et de fermeture de la manifestation, le prix des espaces d’exposition, celui des entrées ainsi que la date de clôture des inscriptions. Il établit la nomenclature des produits ou services présentés et détermine les catégories de personnes ou entreprises admises à exposer ou visiter la manifestation. 

L’EXPOSANT ne peut présenter que des matériels, produits, procédés ou services de sa fabrication, conception ou dont il est le représentant. Dans cette hypothèse, il joint à sa demande de participation la liste des marques des produits ou des services qu’il propose exposer. De même, un EXPOSANT ne peut présenter des sujets publicitaires d'une marque n'exposant pas au salon. L’ORGANISATEUR peut, après examen, exclure les produits ou services qui ne lui semblent pas correspondre à l’objet du salon Var.up 

En cas de nécessité impérieuse, l’ORGANISATEUR se réserve le droit de modifier : 

- avant la manifestation, et sous réserve d’un délai de prévenance raisonnable, les dates et lieu envisagés ; 

- avant et pendant la manifestation, et sans avoir à prévenir l’EXPOSANT, les agencements et aménagements général et particuliers, les horaires d’ouverture et la programmation des animations. 

 1.2 Devoir d’information générale L’ORGANISATEUR a un devoir d’information générale sur le fonctionnement général de la manifestation.  

 1.3 Pouvoir de décision en cas de menace pour la sécurité du public - L’EXPOSANT confie à L’ORGANISATEUR le soin d’apprécier si la manifestation doit être interrompue ou évacuée en cas de menace pour la sécurité du public et s’engage à ne pas lui en faire grief a posteriori. 

 1.4 Annulation ou report de la manifestation pour cas de force majeure - L’ORGANISATEUR peut annuler ou reporter la manifestation en cas de force majeure. Dans ce cas, l’ensemble des dispositions du formulaire de réservation et des conditions générales de vente demeurent applicables à l’évènement ainsi reporté. 

 Constituent des cas de force majeure justifiant, à tout moment, l’annulation ou le report de la manifestation, toute situation nouvelle, sanitaire, climatique, économique, politique ou sociale, à l’échelon local, national ou international, non raisonnablement prévisible au moment de la communication sur la manifestation auprès des EXPOSANTS, indépendante de la volonté de l’ORGANISATEUR, qui rend impossible l’exécution de la manifestation ou qui emporte des risques de troubles ou désordres susceptibles d’affecter gravement l’organisation et le bon déroulement de la manifestation ou la sécurité des biens et des personnes. 

 Dans le cas où, pour des raisons de force majeure, et notamment en cas d’épidémie déclarée par les autorités nationales de santé, le salon ne pourrait avoir lieu, les demandes d’admission seraient annulées et les sommes disponibles après paiement des dépenses engagées seraient réparties entre les exposants au prorata des sommes versées par chacun d’entre eux. 

 

Article 2  Demande de participation et décision d’admission 

2.1 Formulaire de demande de participation - La demande de participation s’effectue au moyen du formulaire établi par l’ORGANISATEUR qu’il diffuse sous format numérique ou imprimé. Ni la diffusion de ce formulaire, ni l’encaissement d’un règlement par l’ORGANISATEUR, ne valent admission à exposer. 

2.2 Engagements pris par le postulant dans sa demande de participation - L’envoi de la demande de participation :  

- vaut acceptation des conditions générales et de toutes leurs prescriptions dont celles que des circonstances particulières ou nouvelles imposeraient ;  

- constitue un engagement de respecter l’ensemble des prescriptions légales et réglementaires en vigueur ;  

- constitue un engagement ferme et irrévocable de payer l’intégralité du prix de la prestation et des frais annexes.  

2.3 Admission des demandes - L’ORGANISATEUR instruit les demandes de participation et statue sur les admissions.  

L’ORGANISATEUR est seul juge de la définition et de l’organisation de l’offre de sa manifestation. Il se réserve le droit de rejeter, à titre provisoire ou définitif, toute demande de participation qui ne satisferait pas aux conditions requises.  

L’acceptation de la demande de participation est constatée par la réponse de l’ORGANISATEUR à l’EXPOSANT, celle-ci pouvant consister en une facture qui lui est adressée. 

2.4 Motivation de la décision d’admission ou de non admission - L’ORGANISATEUR n’est pas tenu de motiver les décisions qu’il prend sur les demandes de participation.  

2.5 Déclaration par l’EXPOSANT d’éléments nouveaux justifiant un réexamen de sa demande - L’EXPOSANT informe l’ORGANISATEUR de tout élément ou événement survenu ou révélé depuis sa demande de participation, de nature à justifier un réexamen de sa demande de participation. 

2.6 Révocation par l’ORGANISATEUR de sa décision d’admission prononcée sur la foi d’indications erronées, inexactes ou devenues inexactes - L’ORGANISATEUR se réserve le droit de demander, à tout moment, tout renseignement complémentaire en rapport avec ce qui précède et, le cas échéant, revenir sur sa décision d’admission prononcée sur des indications erronées, inexactes ou devenues inexactes. Dans ces circonstances, la somme versée reste acquise à l’ORGANISATEUR.  

2.7 Désistement de l’EXPOSANT - Une fois que l’admission est effective (cf. article 2.3), en cas de désistement ou en cas de non-occupation du stand pour une cause quelconque par l’EXPOSANT, les sommes versées au titre de la participation du stand restent acquises à l'ORGANISATEUR, même en cas de réattribution du stand à un autre EXPOSANT.  

Dans le cas où un EXPOSANT, pour une cause quelconque, n'occupe pas son stand avant dix heures du matin le jour de l'ouverture du salon, il est considéré comme ayant renoncé à son droit à exposer.  

 

Article 3  Prix et paiement 

3.1 Prix de la prestation  Le prix de la prestation fournie à l’EXPOSANT est déterminé par l’ORGANISATEUR et peut être révisé en cas de modification des dispositions fiscales.  

3.2 Conditions de paiement - Le paiement de la prestation se fait en même temps que la demande de participation. 

En cas de rejet de la demande de participation, les sommes versées sont remboursées. Il en est de même pour le postulant figurant en liste d'attente et auquel un stand ne pourra pas être attribué faute de place disponible à l'ouverture du salon.  

Tout retard de paiement entraîne l’application d’intérêts de retard calculés dans les conditions prévues par l’article L.441-6 (alinéa 12) du Code de commerce. L’exposant en situation de retard de paiement est en outre redevable, de plein droit, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros (décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012). 

 

Article 4 - Incessibilité 

Les droits résultants de l’admission et l’attribution du stand sont personnels et incessibles. 

Toutefois, l’ORGANISATEUR peut accepter une présentation d’un groupement d’EXPOSANTS à condition que chaque membre participant ait été admis par l'ORGANISATEUR. 

 

Article 5 - Attribution des emplacements 

5.1 Maîtrise de l’attribution des emplacements par l’ORGANISATEUR - L'ORGANISATEUR établit le plan du salon et effectue librement la répartition des emplacements, en tenant compte de la nature et de l’intérêt des produits ou services présentés, de la disposition prévue pour le stand et, dans la mesure du possible, des souhaits exprimés par l'EXPOSANT. 

L'ORGANISATEUR peut modifier l'importance et la disposition des surfaces demandées par l'EXPOSANT. Cette modification n'autorise pas l'EXPOSANT à résilier unilatéralement son engagement de participation. Lorsque cela est possible, il appartient à l'EXPOSANT de s'assurer de la conformité du plan avant l'aménagement de son stand. La responsabilité de l'ORGANISATEUR n'est pas engagée s'il apparaît une différence entre les cotes indiquées sur le plan du salon et les dimensions réelles du stand.  

 5.2 Impossibilité de revendiquer un droit quelconque sur un emplacement - L’EXPOSANT ne peut en aucun cas revendiquer un droit de priorité ou d’automaticité sur un emplacement d’une session sur l’autre. La participation à des manifestations antérieures ne crée en faveur de l’EXPOSANT aucun droit lié à cette antériorité. 

 

Article 6  Montage, aménagement et conformité des espaces d’exposition 

6.1 - L'ORGANISATEUR détermine le calendrier du montage et de l'installation des stands avant l'ouverture du salon. La construction et l’installation des stands sont obligatoirement réalisées par l’ORGANISATEUR. Toute option supplémentaire (branchements électriques, mobilier, …) fera l’objet d’une facturation directe par le prestataire accueillant l’évènement. 

6.2 - L’installation et la décoration du stand doivent respecter le cahier des charges de sécurité, le dossier technique et la signalétique arrêtés par l'ORGANISATEUR. La décoration particulière des stands est effectuée par les EXPOSANTS et sous leur responsabilité.  

6.3 - Les stands doivent être restitués à l’issue du salon. Toute dégradation du matériel confié est à la charge de l’EXPOSANT. En conséquence, seules la pâte à fixer et les cimaises peuvent être utilisées pour décorer les stands. Les installations ne doivent en aucun cas endommager ou modifier les installations permanentes du lieu d’exposition et ne doivent pas porter atteinte à la commodité ou à la sécurité des autres EXPOSANTS et des visiteurs. 

6.4 L’EXPOSANT ou son commettant doit avoir terminé son installation aux dates et heures limites fixées par l’ORGANISATEUR. Au-delà de ces limites aucun emballage, matériel, véhicule de transport, entrepreneurs extérieurs, ne pourront plus, sous quelque motif que ce soit et quelque fait dommageable que cela soit pour l’EXPOSANT, accéder, être maintenus ou se maintenir sur le site de la manifestation. 

6.5 L’EXPOSANT est tenu de se conformer aux instructions de l’ORGANISATEUR relatives à la réglementation des entrées et sorties des marchandises notamment en ce qui concerne l’accès et la circulation des véhicules au salon. 

6.6 L'ORGANISATEUR détermine les modalités d'affichage, les conditions d'emploi de tous procédés sonores, lumineux ou audiovisuels, ainsi que les conditions dans lesquelles peuvent être organisés toute opération promotionnelle, animation, sondage ou enquête d'opinion dans l'enceinte du salon. L'ORGANISATEUR détermine de même les conditions dans lesquelles les prises de son ou de vues sont autorisées dans l'enceinte du salon.  

6.7 L'ORGANISATEUR se réserve le droit de faire supprimer ou modifier celles des installations qui nuiraient à l'aspect général du salon ou gêneraient les EXPOSANTS voisins ou le public, ou qui ne seraient pas conformes au plan et à la maquette préalablement soumis à son agrément. L'ORGANISATEUR peut revenir sur l'autorisation accordée en cas de gêne apportée aux EXPOSANTS voisins, à la circulation ou à la tenue du salon.  

 

Article 7  Occupation et utilisation des stands 

7.1 La tenue des stands doit demeurer impeccable tout au long de la manifestation. L’EXPOSANT ne doit ni dégarnir son stand, ni recouvrir ou retirer une de ses choses exposées avant la fin de la manifestation, même en cas de prolongation de celle-ci. 

7.2 Les emballages en vrac, les housses utilisées pendant les heures de fermeture, les objets ne servant pas à la présentation du stand, le vestiaire du personnel doivent être mis à l’abri des regards des visiteurs.  

7.3 Le stand doit être occupé par l’EXPOSANT ou son représentant en permanence pendant les heures d’ouverture aux EXPOSANTS (y compris montage, livraisons et démontage) et en permanence pendant les heures officielles d’ouverture aux visiteurs. 

7.4 La mise à disposition d’un espace n’est pas un contrat de dépôt. En cas de vol sur un espace, l’EXPOSANT ne peut pas se retourner contre l’ORGANISATEUR. 

 

Article 8 - Démontage  

8.1 L’ORGANISATEUR détermine également le calendrier du démontage des stands, de l'enlèvement des matériels, matériaux et choses exposées ainsi que des délais de remise en ordre à l'issue du salon.  

8.2 L’EXPOSANT ou son représentant est tenu d’être présent sur son stand dès le début du démontage et jusqu’à évacuation complète du stand. Le démontage des stands est effectué par l’ORGANISATEUR, sauf accord exprès de ce dernier.  

8.3 L'ORGANISATEUR décline toute responsabilité concernant les constructions ou installations édifiées par l’EXPOSANT qui devra les enlever à la fin de la manifestation. A défaut, l’ORGANISATEUR fait procéder à cet enlèvement aux frais, risques et périls et à la charge de l’EXPOSANT, sans préjudice de toute indemnité d’occupation supplémentaire, paiement de pénalités de retard et dommages-intérêts que l’ORGANISATEUR pourrait réclamer.  

8.4 L’évacuation des stands, choses exposées et décorations particulières, ainsi que des déchets résiduels des matériaux ayant servi à la décoration des stands, doit être faite par les soins de l’EXPOSANT dans le respect des lois, règlements et usages locaux en matière de déchets.  

 

Article 9  Contact et communication avec le public 

9.1 Obligation de dignité et de correction - Les exposants et leur personnel doivent adopter une tenue correcte et se comporter avec une parfaite correction envers toute personne : visiteurs (ni interpellation du client, ni débordement de l’espace d’exposition), autres exposants, organisateurs, gardiens, hôtesses ou tout autre prestataire.  

Le non-respect de cette disposition fait l’objet d’un constat écrit de l’organisateur sur la base duquel il sera notamment fondé à refuser la participation de l’exposant aux sessions futures.  

9.2 Présence de l’exposant - L’espace d’exposition doit être occupé par l’exposant ou son représentant en permanence pendant les heures d’ouverture aux exposants (y compris montage, livraisons et démontage) et en permanence pendant les heures officielles d’ouverture aux visiteurs.  

Le non-respect de cette disposition fait l’objet d’un constat écrit de l’organisateur sur la base duquel il sera notamment fondé à refuser la participation de l’exposant aux sessions futures. 

9.3 Distribution de supports et produits promotionnels - Les brochures, catalogues, imprimés ou objets de toute nature ne peuvent être distribués par les exposants que sur leur espace d’exposition. Aucun prospectus relatif à des produits, marques ou services non exposés ne peut être distribué sans l’autorisation écrite de l’organisateur. 

9.4 Promotion à haute voix et racolage - La promotion à haute voix et le racolage, de quelque façon qu’ils soient pratiqués, sont interdits. Les exposants ne doivent en aucun cas obstruer les allées ou empiéter sur celles-ci, sauf autorisation exceptionnelle, écrite et préalable de l’organisateur.  

9.5 Information loyale du public - Les exposants veillent à informer loyalement le public sur les qualités, les prix, les conditions de vente et de garantie de leurs produits ou services de manière complète, objective et conforme à la réglementation. Ils ne se livrent à aucune publicité ou action quelconque susceptible d’induire en erreur ou de constituer une concurrence déloyale. 

9.6 Conformité des produits et services présentés à l’occasion de la manifestation aux règlementations applicables - Les exposants s’engagent à ne présenter que des produits et services conformes à la réglementation française ou européenne. Ils assument l’entière responsabilité de leurs produits vis à vis des tiers, la responsabilité de l’organisateur ne pouvant, en aucune façon, être engagée en cas de non-respect des lois par l’exposant. 

9.7 Consommation d’alcool - L’organisation de cocktails avec alcool est autorisée sur les stands de 12h à 13h30 sous réserve du respect de la loi applicable et sous la responsabilité exclusive de l’EXPOSANT.  

 

Article 10 - Catalogue, site internet et droit à l’image

10.1 Lors de son inscription, afin de paraître dans le catalogue et sur le site internet du salon Var.up, l’EXPOSANT communique à l’ORGANISATEUR les renseignements nécessaires à la rédaction du catalogue et du site internet, par exemple la raison sociale, le nom, l’enseigne commerciale, ses coordonnées professionnelles, sa ou ses marques et son logo. 

L’EXPOSANT déclare être titulaire des droits ou détenir les droits d’exploitation sur la ou les marques et sur le ou les logos des produits et/ou services qu’il représente. 

Par la communication des marques et logos à l’ORGANISATEUR, l’EXPOSANT l’autorise gracieusement à les publier dans le catalogue et à les diffuser sur le site internet du salon Var Up et les réseaux sociaux. 

L'ORGANISATEUR ne peut être tenu responsable des omissions ou des erreurs de reproduction, de composition ou autres, qui peuvent se produire. L'ORGANISATEUR se réserve le droit de modifier, supprimer ou grouper les inscriptions chaque fois qu'il le jugera utile, ainsi que de refuser ou de modifier les textes d'annonces payantes qui seraient de nature à nuire aux autres EXPOSANTS. 

10.2 L'ORGANISATEUR est seul titulaire des droits de rédaction, de publication et de diffusion, payante ou non, du catalogue des EXPOSANTS et des informations relatives au site internet. Cela vaut aussi pour les droits sur la publicité contenue dans ce catalogue et sur le site internet. Il peut concéder tout ou partie de ces droits.  

10.3 Au moment de l’inscription, l’EXPOSANT est présumé avoir donné son accord à l’ORGANISATEUR pour utiliser son image (enseigne, logo, produits ou services, photographie du stand) et son nom aux fins de publicité et de promotion du salon Var Up, ceci dans tout support et document de prospection. En cas d’opposition, l’EXPOSANT en informe l’ORGANISATEUR dès l’inscription. En ayant donné son accord, l’EXPOSANT est réputé avoir recueilli l’accord de ses préposés de l’utilisation éventuelle de leur image par l’ORGANISATEUR lors du salon Var Up. 

10.4 Des photographies et des vidéos seront prises pendant le salon. Ces photographies et ces vidéos, sur lesquelles peuvent apparaître les logos, marques, modèles, personnes présentes sur le stand d’un EXPOSANT sont susceptibles d’être utilisées dans le cadre de la promotion du salon sur papier ou sur internet. L’EXPOSANT qui ne souhaite pas que tout ou partie de son stand ou un des éléments qui y est représenté (logos, marques, modèles, personnels) figure sur les photographies et vidéos utilisées pour la promotion du salon doit en aviser l’ORGANISATEUR par écrit par mail : a.boragno@upv.org 

 

Article 11  Entrées au parking et plateaux repas 

Des tickets d’entrée au parking et des plateaux repas pourront être proposés à l’EXPOSANT par le prestataire de l’ORGANISATEUR. Ils seront gérés directement entre l’EXPOSANT et le prestataire de l’ORGANISATEUR. 

 

Article 12  Assurances  

12.1 Une assurance est souscrite par l'ORGANISATEUR contre les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile en qualité d'ORGANISATEUR.  

12.2 Outre l’assurance couvrant les choses exposées et plus généralement tous les éléments mobiles ou autres lui appartenant, l’EXPOSANT est tenu de souscrire, à ses propres frais, toutes assurances couvrant les risques que lui-même et son personnel encourent ou font courir à des tiers mais aussi couvrant les dommages que lui-même ou son personnel pourraient causer, sachant que dans ce cas la responsabilité de l’ORGANISATEUR ne peut être retenue. Il doit en justifier, dès confirmation de son inscription, par la production d’une attestation. L’ORGANISATEUR est réputé dégagé de toutes responsabilités, notamment en cas de perte, vol ou dommages quelconques. 

 

Article 13 - Droit de marque et logo « Var.up » 

La marque et le logo du salon Var.up sont protégés par la législation sur le dépôt des marques. Leur utilisation est interdite sauf autorisation de l’ORGANISATEUR, titulaire des droits sur la marque et le logo. 

 

Article 14  Application des présentes conditions générales et règlement des différends 

14.1 Sanction des infractions aux conditions générales - Toute infraction aux dispositions des présentes conditions générales peut entraîner, au besoin avec l’assistance de la force publique, l’exclusion de l’EXPOSANT contrevenant.  

14.2 Différends entre participants à la manifestation - En cas de différend résultant de la commission d’un dommage par un participant au préjudice d’un autre participant à la manifestation, les deux parties s’efforcent de régler cette affaire dans les meilleures conditions. L’ORGANISATEUR est informé mais n’a aucune obligation d’agir comme médiateur ou arbitre.  

14.3 Différends entre EXPOSANTS et clients/visiteurs - En cas de différend survenant entre un EXPOSANT et un client ou un visiteur, l’ORGANISATEUR ne peut en aucun cas être considéré comme responsable. Il est informé du différend mais n’a aucune obligation d’agir comme médiateur ou arbitre.  

14.4 Respect de la tranquillité et de l’image de la manifestation - Quel qu’en soit le bien-fondé, les doléances d’un EXPOSANT à l’égard d’un autre EXPOSANT ou de l’ORGANISATEUR sont évoquées à l’écart des espaces de la manifestation ouverts au public et ne doivent, en aucune façon, en troubler la tranquillité ou l’image. 

14.5 Contestations - Mise en demeure - Prescription - En cas de contestation ou de différend avec l’ORGANISATEUR, quel qu’en soit l’objet, l’EXPOSANT s’engage à soumettre sa réclamation à l’ORGANISATEUR par lettre recommandée avec accusé de réception avant toute procédure. Toute action introduite avant l’expiration d’un délai de 15 jours suivant la réception de ladite lettre sera irrecevable.  

Conformément à l’article 2254 du Code civil, les parties conviennent de fixer à un an le délai de prescription des droits et actions relatifs à la responsabilité que l’ORGANISATEUR est susceptible d’encourir soit de son propre fait, fusse d’un préposé, soit du fait d’un tiers, quelle qu’en soit la cause. Ce délai court à compter de l’expiration du délai de 15 jours prévu à l’alinéa précédent.  

14.6 Tribunaux compétents - En cas de contestation, les tribunaux du lieu du Salon Var.up sont seuls compétents. 

 

 

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